Alumnos e inscripción
El registro se guarda aunque te interrumpan a la mitad. Eliges plan y horario, y el sistema no deja inscribir en un grupo que ya está lleno.
Academias y clubes
Cobros, horarios y asistencia de tu academia en un solo sistema.
Sabes quién ya pagó, qué grupos tienen lugar y cuánto debe haber en la caja, sin revisar la libreta ni preguntarle a recepción.
En uso diario en Club Aquarius, un club de natación con dos albercas.
Panel general del sistema. Nombres y cifras ilustrativos.
Kenzly desarrolla sistemas a la medida para academias y clubes en México: inscripciones, mensualidades con recargos y becas, horarios con cupo, entrada con código QR y cierre de caja diario. Se usa desde la computadora de recepción o desde el celular.
- Danza y ballet
- Música
- Idiomas
- Natación
- Artes marciales
- Gimnasios de clases
- Regularización
- Clubes con socios
El día a día
¿Te pasa alguna de estas?
El día 5 no sabes quién ya pagó y quién no.
Cobros y mensualidadesCuadrar la caja se come la última hora del día.
Cierre de cajaLos descuentos los decide quien esté en recepción ese día.
AutorizacionesEl grupo de las 6 está lleno, el de las 4 vacío, y lo sabes por intuición.
Horarios y cupoLa lista de alumnos vive en un Excel que solo una persona entiende.
AlumnosAlguien entra con la mensualidad vencida y nadie se da cuenta.
Entrada con QR
Qué incluye
Seis módulos que ya funcionan en operación real.
Se activan según lo que necesites. Los seis ya se usan todos los días en Club Aquarius.
Cobros y mensualidades
Varios conceptos en un solo cobro y un solo recibo por familia. Los recargos se calculan por días hábiles y las becas pueden ser porcentaje o monto fijo.
Horarios y cupo
Ves de un vistazo qué grupos van llenos y cuáles tienen lugar. Recepción asigna grupo, salón o carril sin llamar a nadie.
Entrada con QR
Cada alumno tiene su código. Al pasarlo en la entrada, recepción ve si está al corriente antes de que entre. Funciona con la cámara de cualquier celular, iPhone incluido.
Caja y cierre diario
Al final del día el corte sale solo, cobro por cobro, con recibo en media carta para administración. Cada día cierra por separado y el historial queda guardado.
Permisos y control
Recepción, coordinación y administración entran con su propia cuenta. Los descuentos fuera de regla piden autorización, y quien autoriza recibe el aviso en su celular.
Un día en recepción
Así se ve un martes cualquiera.
Sin libreta ni mensajes de WhatsApp para confirmar quién pagó.
Se abre la caja del día. Lo que se cobre desde ahora queda en este corte.
El primer alumno pasa su QR. Está al corriente y entra. Si debiera algo, recepción lo vería en pantalla antes de dejarlo pasar.
Llega una mamá a inscribir a su hija. Recepción elige el plan, ve qué horarios tienen lugar y la deja inscrita con su código.
Una familia paga dos mensualidades. Un solo recibo; la beca de hermanos y el recargo ya vienen calculados.
Alguien pide un descuento especial. Administración recibe el aviso en su celular y lo aprueba o lo rechaza desde ahí.
Cierre de caja. El total del día sale cobro por cobro y se imprime el recibo para administración.
En producción
Caso real
Club Aquarius
Un club de natación con dos albercas que trabajaba con un sistema de escritorio. Hoy recepción, coordinación y administración usan el mismo sistema, desde la computadora o el celular, cada quien con su cuenta.
- Qué usa
- Socios, cobros y cobro familiar, aforo por carril, entrada con QR, caja chica e inventario, cierre de caja diario y autorizaciones.
- Migración
- Socios, horarios y el historial de recibos y caja se trajeron desde su sistema anterior. El primer día ya trabajaron con sus datos.
- Cómo creció
- Arrancó con socios, cobros, aforo y entrada. Con el uso se sumaron el cierre de caja diario, el cobro familiar y el candado de descuentos.
Cómo trabajamos
De la libreta al sistema, sin parar la operación.
El primer módulo suele estar en uso en menos de seis semanas.
- 01
Diagnóstico
Treinta minutos, sin costo. Revisamos cómo cobras, cómo manejas horarios y dónde se pierde tiempo o dinero.
- 02
Configuración
Cargamos tus planes, tarifas, recargos, becas, grupos y cupos, con los nombres que ya usas.
- 03
Migración
Pasamos tus alumnos y lo que tengas en Excel o en tu sistema actual. No se captura nada dos veces.
- 04
Arranque
Capacitamos a recepción y seguimos ajustando contigo las primeras semanas.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan los dueños.
¿Puedo pasar mis alumnos desde Excel?
Sí. La migración es parte del proyecto. En Club Aquarius pasamos socios, horarios y el historial de recibos y caja desde su sistema anterior, así que el primer día ya trabajaron con sus datos.
¿Mis datos están seguros?
Cada persona entra con su propia cuenta y solo ve lo que su rol permite. Los cobros no se borran: si hay que corregir algo, se registra como ajuste y queda en la bitácora. La base de datos tiene respaldos automáticos.
¿Se puede usar desde el celular?
Sí. Funciona desde el navegador de la computadora de recepción, una tablet o un celular, y se puede instalar en la pantalla de inicio sin pasar por una tienda de apps. El lector de QR de la entrada funciona también en iPhone.
¿Cuánto cuesta?
Depende de los módulos que necesites. El diagnóstico de 30 minutos no tiene costo y al terminar recibes una propuesta a la medida de tu academia.
¿Cuánto tarda en estar listo?
El primer módulo suele estar en uso en menos de seis semanas. Se empieza por lo que más duele, normalmente cobros y mensualidades, y lo demás se agrega después.
Mi academia no es de natación, ¿también sirve?
Sí. Inscripciones, mensualidades, recargos, becas, grupos con cupo, control de entrada y caja funcionan igual en una academia de danza, música, idiomas o artes marciales. Ajustamos nombres, planes y reglas a tu negocio.
¿Qué pasa si después necesito algo más?
Se agrega. En Club Aquarius, después del arranque se sumaron el cierre de caja diario, el cobro familiar y el candado de descuentos.
Diagnóstico sin costo
Platiquemos 30 minutos sobre tu academia.
Nos cuentas cómo cobras y organizas tus grupos hoy, y te decimos qué conviene digitalizar primero.
México · contacto@kenzly.com.mx